Como montar um consultório odontológico?
Consultório odontológico próprio?
Abrir seu próprio negócio (montar um consultório odontológico) e saber administrá-lo é o grande desafio de muitos que se formam ou ingressam no mercado de trabalho. A procura pela independência e um salário melhor com mais autonomia sobre os horários, e suas respectivas rotinas é o sonho de todo profissional!
No mercado odontológico não seria diferente.
E como muitos, alguns dentistas acabam se precipitando sobre suas escolhas e decisões ao gerir, cometendo erros comuns para seu negócio. Evite essas falhas e veja no nosso blog também os “6 Erros comuns em clínicas odontológicas”.
Veja seu consultório como uma empresa.
Ao decidir abrir seu consultório o dentista enfrenta vários obstáculos ligados a noções de contabilidade, administração e publicidade. Para realizar uma boa gestão e conseguir elaborar um planejamento eficiente é preciso levantar e conhecer suas fraquezas, forças, ameaças e oportunidades.
Estude e conheça seu mercado, analise sua localidade e os fluxos que esses locais têm no ramo odontológico. Veja quem são seus concorrentes e seus valores, quem são seus possíveis pacientes e como chegar até eles.
Realize anotações, planilhas e organize todos os dados para poder gerir e planejar passos para alcançar metas e sucesso no desenvolvimento do seu negócio!
Apesar de ser válido e tradicional, as planilhas e informações no papel dificultam e atrasam os processos de tomada de decisão. Tornando a gestão mais lenta e difícil para quem procura praticidade para exercer seus atendimentos!
Um modo mais simples, prático e rápido para se obter informações é com a ajuda dos recursos tecnológicos. Através de softwares e Apps onde seus dados ficam salvos e seguros de forma ordenada e distinta com relatórios, indicativos e gráficos para melhor verificação e monitoramento!
Alguns passos necessários para abrir seu consultório!
1º Passo: Custos e Investimentos Iniciais
Local
Antes de escolher um ponto, estude a localização do seu estabelecimento comercial. É fundamental saber qual é seu público alvo, possíveis pacientes da região e como divulgar seus serviços de uma forma que chegue a todos!
Consulte os outros consultórios mais próximos. Conheça seus concorrentes e veja quais são as especialidades que eles oferecem também, para você poder identificar seus diferenciais como profissional.
Veja se está localizado no ou próximo ao centro, se têm ponto de ônibus, taxi, metrôs etc., para haver condução de fácil acesso aos seus futuros pacientes!
Perguntas a se fazer antes de definir seu ponto comercial!
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- A região tem circulação do público que eu quero alcançar?
- A construção se encaixa nas regras sanitárias? Tem acessibilidade?
- Será preciso grandes ou pequenas intervenções para adaptá-lo?
- É acessível as vagas para estacionar?
- O endereço é em bairro seguro e rua bem iluminada?
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Estrutura do Consultório
Para a infraestrutura dos consultórios odontológicos a ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária, estabelece regras básicas de estruturação.
Algumas regras estabelecidas:
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- A área destinada a sala de espera e recepção para pacientes e acompanhantes tem que ter a dimensão de, ao menos, 1,2 m² por pessoa.
- Uma área mínima de 2 m², equipado com tanque para depósito de material de limpeza.
- Uma área mínima de 1,6 m² com sanitários para pacientes individual; individual para pacientes deficientes com, ao menos, 3,2 m²; coletivo com uma bacia sanitária e um lavatório a cada seis pessoas.
- Área mínima de 9 m² para consultório odontológico, atendimento ambulatorial.
- Equipamento odontológico intraoral: Pode ser ou não instalado no próprio consultório, desde que os funcionários consigam estar numa distância mínima de 2 metros do paciente e do cabeçote.
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Equipamentos Odontológicos Necessários
Separamos uma pequena lista de equipamentos essenciais para um consultório:
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- Cadeira odontológica;
- Bomba a vácuo;
- Autoclave;
- Seladora;
- Fotopolimerizador;
- Compressor;
- Kit alta e baixa rotação (Acredito que ter um kit reserva seja interessante para evitar imprevistos);
- Raio X + Colete de Chumbo;
- Câmara Escura;
- Negatoscópio
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Lembrando que esses equipamentos são apenas itens básicos para montar um consultório odontológico. Além desses itens há também materiais de consumo e específicos para determinados procedimentos, cada dentista deve saber e analisar quais serão os materiais necessários para sua área de atuação!
Móveis e outras peças
Há também outras peças que são fundamentais para aumentar e agregar o valor ao seu consultório. Como por exemplo:
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- Computador;
- Impressora;
- Sofá;
- Escrivaninha;
- Telefone / Celular;
- Objetos de decoração.
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Investimentos como esses são os que farão do seu consultório um diferencial no mercado entre os concorrentes!
Tecnologia
As empresas vêm se adaptando a novos cenários com o decorrer dos anos, os avanços tecnológicos tem sido de suma importância para o progresso e sucesso dos negócios.
No mercado odontológico não é diferente, por isso os investimentos em tecnologia são essenciais para o desenvolvimento da organização, independente do ramo que se encontra!
Tenha uma boa internet e ferramentas para acessá-la, esteja adepto a novidades para sua vitória no mercado de trabalho!
Equipe
Invista nas pessoas!
Se deseja contratar uma secretária ou equipe para recepção, identifique os perfis e analise a conduta dos candidatos ao realizar a entrevista para contratação.
Entenda e saiba como treinar seu pessoal com paciência e eficiência, isso será essencial para você oferecer um bom atendimento, atenção e assistência devida aos seus pacientes!
Lembre-se seja um líder em sua clínica!
2º Passo: Burocracias Exigências
Necessidades Legais
Para abrir um consultório odontológico e garantir sua legalidade é preciso obedecer a uma lista de exigências jurídicas e sanitárias. Para isso se indica contratar um administrador ou escritório contábil!
Entre as exigências, estão:
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- Registro no Conselho Regional de Odontologia (CRO) do Estado;
- Inscrição na Junta Comercial e na Prefeitura;
- CNPJ;
- Alvará de funcionamento do consultório;
É preciso pagar uma taxa, descrever todos os serviços que serão ofertados, comprovar que o imóvel foi adequado de acordo com o código sanitário, entre outros requisitos; - Licença sanitária;
- Registro no Corpo de Bombeiros;
- Cadastro na Caixa Econômica Federal para recolhimento de INSS e FGTS.
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Plano de Gerenciamento dos Resíduos
Há também a exigência de ter um plano de gerenciamento de resíduos, uma vez que os serviços odontológicos geram resíduos que trazem riscos à saúde pública.
De acordo com os tipos de resíduos gerados deve ser elaborado um plano de gerenciamento para esses descartes. Os consultórios devem seguir as obrigações na resolução feita pela ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária.
Armazenamento do compressor odontológico
O compressor não pode ser colocado na sala clínica e nem adjunto de resíduos ou de banheiros, por conta do risco de contágio e contaminação. Ele deve ser posto em um local de ventilação, livre de poeiras e protegido contra a umidade.
O seu armazenamento não deve ser feito em depósitos, despensas, porões ou lugares insalubres.
Acessibilidade e Iluminação
Os consultórios odontológicos precisam oferecer acessibilidade às pessoas com deficiência ou algum tipo de incapacidade. Sejam elas pacientes, funcionárias ou público geral, para que elas possam entrar no ambiente sem constrangimentos ou a indispensabilidade de ajuda de terceiros.
É requisito fundamental uma boa iluminação artificial dentro das salas de exames e nas salas de realizações de procedimentos. Com visibilidade adequada, sem escurecimentos ou sombras nos ambientes para os atendimentos dos pacientes! É preciso que sejam respeitadas todas as normas relatadas pela ANVISA, em seu portal > http://portal.anvisa.gov.br/ .
3º Passo: Gestão e Controle Financeiro
Não misture o pessoal com o empresarial
Ao gerir seu consultório é necessário muito cuidado e atenção com suas despesas. Como a responsabilidade do financeiro acaba em você mesmo é comum que as contas acabem se misturando, porém se isso acontecer será de extrema dificuldade separar o que é profissional do pessoal.
Evite todo retrabalho a longo prazo e organize todas as suas despesas, contas e cartões para distinguir de forma fácil as respectivas entradas e saídas. Separando essas informações você poderá analisar corretamente os dados e saber seus investimentos e retornos.
Capital de giro – Sempre controle suas receitas e suas despesas
Capital de giro ou Ativo corrente é o valor que a empresa precisa para manter suas despesas operacionais. Isto é, o capital de giro é o dinheiro necessário para fazer o funcionamento diário do seu consultório.
Para identificá-lo é preciso analisar suas receitas provenientes de atendimentos, inadimplência, despesas financeiras, desperdícios, estoque e todos os custos operacionais.
Uma dica é realizar esse planejamento para pelo menos 1 mês, assim você irá saber quanto que seu consultório precisa em caixa para bancar as despesas de um mês.
Fornecedores
A escolha dos fornecedores é um ponto fundamental para o planejamento e controle financeiro. Pesquise as opiniões de outros profissionais, estude as referências, preste atenção aos preços e ao fornecimento.
Evite atraso dos pedidos e dos pagamentos, pois você precisa de um bom relacionamento com confiança. Os fornecedores além de afetar na saúde das duas finanças também é de suma importância para a qualidade dos seus atendimentos!
Estoque
Cada procedimento exige materiais diferentes, por isso é essencial realizar um levantamento dos gastos que você terá com cada um deles e o quanto isso irá repercutir na saúde do seu negócio.
Utilize métodos e ferramentas para calcular e organizar o controle do seu estoque, sem pecar por falta ou excesso!
Análise de dados
Elabore planilhas e documentos para poder acompanhar as operações totais a curto e a longo prazo. Trabalhe com apps e software odontológico que auxiliarão com ferramentas contábeis, gráficas e administrativas para poder analisar e supervisionar as movimentações realizadas.
Veja a importância de gerar relatórios para um planejamento estratégico e uma boa gestão.
4º Passo: Relacionamento e comunicação com os pacientes
Identidade visual
A identidade visual abrange o conjunto de cores, imagens, nome, serviços e elementos que caracterizam seu negócio. Sendo assim seu cartão de visita, pois é a primeira comunicação com seu público.
Seja empático durante a comunicação com o paciente
Ao comunicar com seu paciente lembre-se que os médicos e os dentistas acabam trazendo na maioria das vezes notícias que são desagradáveis.
Então para poder se relacionar de uma forma mais leve e sadia, coloque-se no lugar do paciente e tente passar as informações de um jeito que ele consiga absorver e entender tudo que precisa ser feito.
Estreite o laço entre você e seus pacientes!
Esteja sempre disposto a escutar as queixas e informações que seus pacientes têm a fazer, para assim alcançar um processo de comunicação de qualidade agregando valor aos seus atendimentos e procedimentos!
Quando um paciente vai ao seu consultório é de extrema importância que ele sinta confiança e dedicação em seu atendimento.
Site e redes sociais
Possuir um site hoje em dia é praticamente uma obrigação de qualquer empresa que entra no mercado de trabalho. É uma das formas mais baratas e eficientes para fornecer informações que forem importantes e relevantes para seu negócio, assim você divulga e ganha mais credibilidade para seus atendimentos!
Utilize também das redes sociais, mostre seu consultório com transparência. Tenha canais de acesso para que seus pacientes cheguem até você e se comuniquem de forma simples e fácil!
Aumentar a comunicação ajuda na melhor captação e fidelização dos pacientes dentro do consultório!
Saiba como Expandir sua clínicas nas redes sociais > https://dontus.com.br/expanda-sua-clinica-nas-redes-sociais/
Marketing de Conteúdo e de Relacionamento
O Marketing de conteúdo é uma forma de você cativar o cliente através de conteúdos relevantes, fazendo com que o nome do seu consultório vire uma referência na área.
Umas das maneiras de conseguir introduzir o Marketing de Conteúdo é através de Blog ou páginas no Facebook para cada vez mais captar e estreitar o vínculo com seu público alvo!
A intenção do Marketing de Relacionamento é conceber com o tempo, uma relação agradável e sólida com seus pacientes. Faça envio de mensagens, pesquisas e agregue cada vez mais valor para fidelizar seus pacientes dento do seu consultório!
5º Passo: Utilize a tecnologia ao seu favor
Para administrar seu consultório você precisará de auxílio com a organização e levantamento dos seus dados. Tenha documentos e planilhas de fácil entendimento e acesso com os lançamentos de todas as informações necessárias para gerir e realizar as tomadas de decisão com mais eficiência.
Agenda online
A agenda de papel convencional não se torna funcional para ter mais organização, precisão e rapidez nos agendamentos. Os cancelamentos e retornos podem ficar esquecidos, fazendo com que diminua a produtividade que poderia ter com uma agenda inteligente!
A agenda online hoje tem várias funções e ferramentas para melhorar a rapidez e precisão de suas consultas! Realize bloqueios de horários, retornos automáticos e confirmações de agendamento pelo próprio WhatsApp.
Com a gestão da agenda você evita erros de duplicidade de horário, fila de espera e faltas em seu consultório!
Planilhas e Apps
As planilhas em formato de documento online são seguras e bastantes utilizadas ainda para um controle maior de entradas, saídas e movimentações.
Com o auxílio de Apps e Sistemas para dentistas você terá ao seu lado ferramentas de gestão, marketing, financeiro e comunicação com seus pacientes que o ajudam a se tornarem administradores.
Podendo assim dar atenção aos seus procedimentos e atendimentos conciliando com o desenvolvimento e crescimento de seu consultório!
Software de gestão completa
Um sistema odontológico apropriado pode trazer inúmeros benefícios, os quais visam desde o relacionamento com os pacientes até o controle dos gastos e ganhos dentro da clínica. Os resultados poderão ser melhores, além de otimizar o tempo e os serviços prestados.
Sistemas odontológicos possuem cinco vantagens indiscutíveis:
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- Praticidade
- Organização
- Marketing
- Segurança
- Gestão Completa
Você pode realizar todas as tarefas ditas nesse post em um lugar só de maneira organizada e simples. É importante lembrar que os sistemas odontológicos vão além de controles de entrada e saída.
Eles facilitam muito a rotina de quem atende e gere um consultório odontológico, fazendo tudo de forma ágil e automática!
Veja alguns benefícios de informatizar sua clínica
CONCLUSÃO
Com esses passos você consegue entender e conhecer melhor o que é preciso para montar um consultório odontológico, e se inteirar sobre quais são as exigências e obrigações a serem assumidas e cumpridas para você dentista abrir seu negócio próprio!
Pesquise e realize todo levantamento possível de mercado e trabalho para que seu planejamento saia de acordo com o esperado e você tenha sucesso em seu consultório!
Com a ajuda da tecnologia e de Sistemas de Gestão o dentista não se encontra sozinho nesse ramo empresarial de empreendedorismo. Busque e tenha acesso às informações e ferramentas necessárias para abrir e gerir seu espaço com eficiência!
Pensando antecipado sobre como montar e gerir seu consultório é a forma de sair na frente de seus concorrentes e se posicionar com liderança no mercado odontológico!