O que é Kanban e como aplicar em sua clínica!

Kanban é uma metodologia ágil para acompanhar o rendimento da empresa, criada por Taiichi Ohno um dos responsáveis pelo sistema de produção da Toyota. Essa ferramenta vem sendo muito utilizada em empresas atualmente, inclusive aqui no Dontus!

Ela consiste em ter um quadro de tarefas dividido em 3 etapas. Ele pode ser feito através de um quadro com post-its ou online com a ajuda de um software como o Trello. Vamos direto ao ponto!

Etapas

A primeira etapa é chamada de To Do (A Fazer), nela estarão os itens que devem ser feitos pelos membros da sua equipe. Você dividirá todas as tarefas escrevendo nos posts-its, e cada cor de post-it representa uma pessoa, ou se preferir pode escrever o nome de cada um no quadro.

Assim que alguém começar a fazer alguma tarefa que foi designada, ela passará para segunda etapa chamada de Doing (Fazendo). Quando uma pessoa está realizando uma tarefa seu post-it ficará na segunda etapa até que ela termine ou precise dar prioridade a outra tarefa, então ela volta a que estava sendo feita para a etapa anterior e passa a prioridade para “Fazendo”.

Ao finalizar uma tarefa a mesma vai para a etapa Done (Feito). Nessa etapa você terá controle de tudo aquilo que já foi realizado pela sua equipe e ao analisar o quadro saberá o que está sendo feito no momento e o que ainda há de fazer.

Aplicação

Você deve estar se perguntando:

Entendi, mas como vou aplicar esse método na clínica?

Perceba que esse modelo você conseguirá ter o controle de todos os seus colaboradores. Isso é algo muito importante para sua clínica pois tarefas cotidianas que precisam sempre estar sendo feitas como, ligações, pagamentos, compra de materiais, vão estar sempre organizadas.

Outro fator é a organização, ao aplicar esse método, cada membro da equipe sempre saberá o que tem que fazer, manterá o foco em uma tarefa e não ficará perdido com várias coisas que tem para fazer.

Crie tarefas como:

Confirmar agendamentos (Com o auxílio do Dontus você envia mensagens de confirmação de agendamentos para todos pacientes)

Realizar pagamento das despesas

Participar do curso de liderança

Comprar materiais para a clínica

Contratar um divulgador

As possibilidades são muitas, basta um pouco de criatividade e organização dos deveres dos funcionários.

E se acabar as tarefas? É indicado que reuniões sejam feitas frequentemente para continuar a distribuir tarefas e ver quais os principais problemas que ocorreram na clínica. Assim você mantém sempre um ritmo constante de produção!

Mas é para odontologia?

A metodologia Kanban é muito eficiente para manter as pessoas focadas em seus deveres. Pode ser aplicada para qualquer tipo de negócio e ajuda também a manter uma melhor comunicação entre a equipe.

Nossa experiência com a ferramenta tem sido bastante satisfatória, sempre criamos tarefas para toda nossa equipe e isso é excelente para saber o que cada um está fazendo e o que tem de ser feito na empresa!

Que tal dar uma chance e fazer o teste? Depois diz pra gente os resultados!