4 desvantagens de usar planilhas na sua clínica odontológica.
Estamos na era da informatização, porém ainda existem clínicas que utilizam papéis para anotar as informações. Ter uma agenda para anotar consultas, fluxo de caixa, é importante mas não é o ideal, o mesmo vale para planilhas. Em ambas, você está propício a erros e a uma maior dificuldade em encontrar o que foi salvo.
Neste post vamos mostrar as desvantagens de usar planilhas na sua clínica odontológica.
1 – Planilhas não são seguras
Utilizando planilhas, você terá que realizar o backup de forma manual. Isso causa uma inconsistência de quando será feito o backup e onde as informações serão salvas. Outros aspectos são a ordenação desses arquivos, pois nem sempre é simples encontrar algo que foi salvo há dias atrás. Além disso, planilhas são vulneráveis a fraude porque não há um mecanismo de validação/permissão dos dados.
Existem fatores externos que podem colocar em risco as informações da sua clínica odontológica como, HD queimado, corrupção de arquivo, computador com vírus, exclusão por acidente. Já imaginou perder dados sobre o faturamento do mês atual?
2 – Planilhas são complexas
Planilhas não são nada didáticas para quem nunca usou. É muito mais trabalhoso para um funcionário aprender a utilizar planilhas para gerenciar a clínica odontológica, do que sistemas odontológicos. Nesse ponto, sistemas para odontologia são infinitamente superiores, por sua simplicidade e eficiência.
Além de não fornecerem a flexibilidade e praticidade de um sistema odontológico, a planilha se limita à execução de trabalhos braçais (não automáticos), o que acaba demandando muito tempo do funcionário que poderia estar atento a outras atividades.
3 –Planilhas desperdiçam muito tempo
Quanto mais movimentado for o dia na sua clínica odontológica, o registro de informações será mais trabalhoso e demandará mais tempo, caso seja realizado por planilhas. Ressalta-se ainda que esse dispêndio de tempo poderá ser aumentado também devido ao ato de conferência de dados que esse método exige.
Lembre-se sua clínica estará sujeita a erros humanos. Pense em uma situação onde ocorre um erro de digitação nos valores dos pagamentos dos pacientes, levando a um furo no setor financeiro. Nesse caso, será preciso conferir toda a tabela e refazer o cálculo novamente, o que consome um bom tempo.
4 – Planilhas são difíceis de analisar
Tabelas de planilhas nem sempre fornecem agilidade para verificar as informações decorrentes do dia. E conforme a quantidade de itens combinados nelas fica ainda mais difícil você ter uma visão ampla e completa sobre o relatório feito. Temos ainda a condição de colaboração, ou seja, existe uma dificuldade em compartilhar essas informações com muitas pessoas de maneira eficiente para que sejam conferidas e analisadas.
Praticidade e custo benefício do Software odontológico
Mas então vem uma pergunta em mente, “Qual é a melhor maneira de cadastrar e organizar as informações da clínica?”. Com o uso de um software odontológico você elimina essas desvantagens pois você tem:
- Segurança nos dados – Backup são realizados diariamente nas nuvens.
- Praticidade – sistemas odontológicos são muito mais didáticos e fáceis de aprender.
- Agilidade – são muito mais rápidos para fazer cadastros, e encontrar informações precisas.
Para saber mais sobre sistemas de gestão, veja nosso post sobre 9 benefícios que você tem ao informatizar sua clínica odontológica!
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